Eventbureaus zijn de vaak onzichtbare regisseurs achter de meest indrukwekkende bijeenkomsten, congressen, feesten, award uitreikingen en andere evenementen. Zij nemen de – soms schijnbaar onmogelijke – taak op zich om events van alle soorten en maten tot een memorabel en succesvol geheel te maken.
In dit artikel duiken we eerst dieper in de wereld van eventbureaus. Wat zijn de belangrijkste basis ingrediënten van een eventbureau? Daarna geeft East Side, eventbureau Haarlem, je 6 redenen waarom werken met een professioneel eventbureau in jouw voordeel is.
De evolutie van eventbureaus
Eventbureaus zijn geëvolueerd van vaak kleine organisaties met focus op één bepaald segment events (bijvoorbeeld congressen, teambuildingevents) tot multidisciplinaire bedrijven die een breed scala aan diensten aanbieden. Daar waar vroeger eventbureaus ingehuurd werden voor bijvoorbeeld het organiseren van een goed personeelsfeest, strekt de expertise van de betere eventbureaus zich inmiddels uit tot het creëren van een complete live belevenis die bijdraagt aan de merkwaarden en bedrijfsvoering van een bedrijf, de arbeidsmarktcommunicatie en de saamhorigheid en trots.
Eventbureaus zijn steeds meer communicatiespecialisten die denken en werken vanuit een jaarkalender waarbij events de belangrijkste momenten zijn.
De 3 kernwaarden van professionele eventbureaus
1. Creativiteit
Een van de belangrijkste kenmerken van een succesvol eventbureau is creativiteit. Creativiteit is wat een evenement onderscheidt van een alledaagse bijeenkomst. Klanten kloppen aan bij een eventbureau met dromen en verwachtingen. Het is aan de creatieve geesten van de eventbureaus om dit tot leven te brengen.
Van concepten en thema’s tot entertainment en decor, creativiteit speelt een cruciale rol in elke fase van het event. Het vermogen om verfrissende en impactvolle concepten te bedenken en deze vervolgens tot in de puntjes uit te voeren, is een echt vak.
2. Planning en coördinatie tot in detail
Het plannen en coördineren van een event is net als het maken van een legpuzzel met 1000+ stukjes. Alle details, hoe klein ook, moeten op elkaar aansluiten om een memorabele ervaring te bieden. Bij een live event moet alles namelijk in 1x goed. Eventbureaus zijn meesters in planning, coördinatie en logistiek. Van het vastleggen van locaties, het regelen van de catering, het coördineren van uiteenlopende leveranciers, het opstellen van draaiboeken, regieschema’s en nog veel meer. Een professioneel eventbureau zorgt dat alles soepel verloopt, zodat de klant zelf met een gerust hart kan genieten van het event in plaats van zich zorgen te maken over de organisatie.
3. Persoonlijke aandacht en service
Elke klant is anders. Het event is pas geslaagd als niet alleen de bezoekers van het event maar ook de klant tevreden is.
Dit start met het doorgronden van de wensen en behoeften van de klant. maar zit ook in de verdere totstandkoming van het project. Goed luisteren naar elkaar helpt altijd. Daarnaast zorgt een professioneel eventbureau voor statusupdates, doet het aan verwachtingsmanagement (zegt ook eerlijk als iets niet mogelijk is en biedt oplossingen) en werkt het op een transparante manier. Dit geheel maakt het fijn samenwerken.
Na afloop van het event evalueert het eventbureau niet alleen met bezoekers van het event maar ook met de klant zelf. Alle verzamelde feedback geeft inzicht en maakt dat een succesvol eventbureau dit ook kan blijven.
Events: zelf doen of uitbesteden aan professionals?
Omdat behoorlijk wat mensen best een beetje creatief zijn en ook wel een beetje kunnen organiseren, kiezen bedrijven er nog wel eens voor om hun event niet uit te besteden maar met eigen medewerkers te verzorgen.
East Side, eventbureau Haarlem, geeft je 6 redenen waarom de inzet van een professioneel eventbureau een verstandige keuze is.
- Het ontwikkelen van een creatief en impactvol eventconcept is een vak
Eventbureaus zijn dagelijks bezig met concepten ontwikkelen waarin memorabel en impactvol uitgangspunten zijn. En juist door hun ervaring weten ze precies wat werkt en niet. Die kennis en ervaring is onontbeerlijk.
- Het produceren en organiseren van een event is een vak
Daar waar je creatief wilt verrassen, sluit je verrassingen in de productie graag uit.
De details maken immers het verschil. Professionele eventbureaus kennen de valkuilen in productie en organisatie en weten als geen ander dat een soepel verlopend event niet vanzelf gaat.
- In korte tijd bereik je hogere kwaliteit
Professionele eventbureaus werken nu eenmaal sneller dan mensen die het niet als dagelijks werk gewend zijn. Bovendien hebben eventbureaus al een breed netwerk van leveranciers en weten zij snel hun weg te vinden en in geval van uitdagingen tot gepaste oplossingen te komen.
- Alle expertise onder 1 dak
Alle kennis en ervaring op verschillende disciplines die nodig zijn voor een event, heeft een eventbureau bij elkaar. Dit zorgt voor een kortere realisatietijd en borgt de continuïteit van een event.
- Altijd de beste of meest geschikte leverancier in het netwerk
Een jarenlang opgebouwd netwerk maakt dat een professioneel eventbureau altijd de passende leveranciers weet te vinden voor het evenement. Maak daar gebruik van.
- Creëer rust en geniet zelf
Aan professionele eventbureaus kun je jouw event met een gerust hart overlaten. Laat je zowel bij de totstandkoming en op het event zelf ontzorgen. Dat geeft rust en ook de mogelijkheid om zelf ook echt deel te nemen aan het event.
Kortom:
Het verzorgen van een event lijkt op het eerste gezicht misschien goed te overzien, maar weeg van tevoren goed af wat de voor- en nadelen zijn van het event zelf verzorgen.
Even sparren met een professioneel eventbureau hierover kan ook natuurlijk. Dan weet je gelijk of het klikt!
