blog

Een evenement organiseren in Amsterdam in Coronatijd

20-01-2022

Je eerste reactie zou kunnen zijn dat het gek is om nu een event te organiseren. Maar gelukkig wordt er steeds weer meer mogelijk in Nederland. Ook voor bedrijven om fysiek bij elkaar te komen in een kleine of zelfs grote setting. Er komen steeds meer geluiden dat er weer veel meer kan. Er komen versoepelingen aan en er wordt meer geaccepteerd. Daarnaast zien we ook in de zakelijke branche in onze hoofdstad maar zeker ook daarbuiten dat er steeds meer behoefte is voor meetings anders dan de inmiddels bekende videocalls. In dit artikel geven we een paar handige tips voor het organiseren van een event in coronatijd en waar je rekening mee moet houden.

Kies een goede locatie

Nu dat het wel weer kan is het niet zo dat álles weer kan en mogelijk is. Je moet wel met een paar nieuwe facetten rekening houden. Als het gaat om een locatie dan zoek je die nu tegenwoordig uit op grootte. Houd er rekening mee dat er vaak maar 70% van de oude capaciteit gevuld mag worden. De locaties weten dit vaak zelf ook. Denk aan de bekende grote namen als RAI Amsterdam, Q-factory, Strandzuid en zelfs Het Scheepvaartmuseum. Ter plaatse zijn er dan ook nog enkele extra voorzorgsmaatregelen zoals een goede doorstroom van de bezoekers en bijvoorbeeld genoeg ontsmettingszuilen. Zelf een eigen koffiemachine huren en die meenemen naar de betreffende locatie is geen overbodige luxe. Je bent dan niet afhankelijk van de locatie en je hebt zelf de controle over de werking van dit soort apparaten en het juist ontsmetten ervan na het gebruik. Als je veel van dit soort zaken zelf regelt dan is de locatie echt alleen maar een locatie en ben je nergens van afhankelijk. Andere zaken die je van te voren kunt regelen zijn: geluidsinstallaties, projecties, catering, personeel, parkeerplaatsen in de buurt en bewegwijzering. Je kunt met deze manier van organiseren er zelfs voor kiezen om het event in een park in Amsterdam te houden. Hoe leuk is dat!

Flexibele datum

Het blijft mogelijk dat er weer opnieuw maatregelen komen die van invloed zijn op jouw volgende event. Om hier goed op in te spelen kun je er voor kiezen een flexibele event-datum in te zetten. In overleg met de locatie en afhankelijk van het aantal en type bezoeker kan dat veel zorgen wegnemen. Je bent dan werkelijk op alles voorbereid. Zorg er dan bijvoorbeeld ook voor dat jouw grafische team diverse flyers, uitnodigingen en mails opmaakt die snel en eenvoudig in te zetten zijn als de situatie daar om vraagt.

Maak van je event een feest!

Ook al is het doel van je event niet om er een groot feest van te maken, maar mensen zijn klaar voor een leuk en inspirerend event. Ga je een zakelijk event organiseren dat qua inhoud wellicht niet zo heel sexy is? Je kunt er met wat aanpassingen en leuke teasers wel een event van maken waarmee je de bezoekers weer een leuke bijeenkomst geeft. De frequentie dat we nu naar een event gaan is vele malen lager dan vóór Corona. Dus grijp je kans en maak er een feest van.

Vragen over dit artikel?